Podczas pracy zdalnej pracownik może składać każdy wniosek, w stosunku do którego przepisy wymagają formy pisemnej. W regulacjach wewnętrznych pracodawca nie może ograniczyć tego uprawnienia. Można jednak zakładać, że takie pomysły bardzo rzadko by się pojawiały.

Ustawodawca w kodeksie pracy przypisuje do różnych wniosków pracowników różne dopuszczalne formy, w jakich mogą być one składane. Niekiedy jeszcze jest to forma pisemna, jeżeli mówimy o przepisie wprowadzonym wiele lat temu i nienowelizowanym od tego czasu. Po zmianach obowiązujących od 26 kwietnia 2023 r. takich sytuacji obecnie jest już mało. Coraz częściej mamy jednak do czynienia z postacią pisemną lub elektroniczną. Dotyczy to zarówno nowo wprowadzanych uprawnień (np. urlop opiekuńczy, zwolnienia z powodu działania siły wyższej), jak i zmian odnoszących się do obowiązujących od lat regulacji (np. wnioskowanie o urlop wychowawczy – przed 26 kwietnia 2023 r. był udzielany na pisemny wniosek pracownika, od tego zaś dnia na wniosek składany w postaci papierowej lub elektronicznej).

Nadal jednak ustawodawca pozostawił w niektórych przypadkach wnioski papierowe, co jest trudne do zrozumienia i wynika raczej z niechęci do zmian (niedostrzegania potrzeby ujednolicenia przepisów w tym zakresie?) niż z jakichkolwiek uzasadnionych przesłanek. Zwłaszcza że w obecnym stanie prawnym niektóre wnioski „o to samo” mogą być w zależności od podstawy prawnej, na jakiej wnioskodawca się opiera, składane albo w postaci papierowej lub elektronicznej, albo jedynie tradycyjnie – na piśmie.

PRZYKŁAD 1

Zgodnie z art. 142 kp na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Jeśli jednak pracownik (pracownica) wnioskuje o indywidualny rozkład czasu pracy, o którym mowa w art. 142 kp, na podstawie art. 188¹ kp o elastycznej organizacji pracy, wniosek może być przekazany w postaci papierowej lub elektronicznej. To samo dotyczy wniosku o indywidualny rozkład czasu pracy składany przez pracowników – rodziców na podstawie art. 142¹ kp.

Nie da się znaleźć jakiegokolwiek racjonalnego uzasadnienia dla utrzymywania tych rozróżnień. Niemniej są i należy się do nich stosować.

Postać papierowa lub elektroniczna

Kodeksowe określenie „postać” dotyczące wniosku nie może być utożsamiane z formą czynności prawnej opartej na przepisach kodeksu cywilnego. Jest to zdecydowanie szersze i „swobodniejsze” ujęcie możliwości technicznej złożenia wniosku.

Postać papierowa obejmuje oczywiście formę papierową (wniosek wyrażony na papierze podpisany przez pracownika), ale może to być także kopia dokumentu papierowego, faks, wniosek papierowy niepodpisany. Postać elektroniczna to zarówno dokument opatrzony podpisem kwalifikowanym lub zaufanym, jak i „zwykły” e-mail oraz jakikolwiek inny sposób komunikacji elektronicznej: SMS, komunikator internetowy. Strony powinny korzystać z takiej formy porozumiewania się we wzajemnych kontaktach.

Wnioski pracownika pracującego zdalnie

W przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu pracy lub innych ustaw bądź aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67³² kp).

W obecnym stanie prawnym może to dotyczyć wniosku pracownika:

• o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 kp);
• o zastosowanie do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp);
• o zastosowanie do niego systemu pracy weekendowej (art. 144 kp);
• o ruchome (zmienne) rozkłady czasu pracy (art. 150 § 5 kp);
• o zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej (art. 151 § 2¹ kp);
• o udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151² § 1 kp);
• o poinformowanie okręgowego inspektora PIP o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy (art. 151⁷ § 6 kp);
• o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 kp).

Artykuł 67³² kp obejmuje jedynie wnioski pracowników, nie dotyczy zaś oświadczeń woli, poza tymi, w stosunku do których przepisy o pracy zdalnej dopuszczają taką możliwość, np. zmiana warunków pracy na pracę zdalną w trakcie trwania zatrudnienia.

PRZYKŁAD 2

Pracownik pracujący zdalnie może wnioskować np. za pośrednictwem SMS bądź komunikatora internetowego o zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej. Nie może jednak w ten sposób potwierdzić np. zgody na aneks do umowy o pracę zmieniający wymiar czasu pracy.

Jedynie w trakcie wykonywania pracy zdalnej

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna może być wykonywana jako:

• praca zdalna „zwykła” – stale zdalnie lub naprzemiennie z pracą w zakładzie pracy – obowiązują wszystkie regulacje dotyczące pracy zdalnej, m.in. konieczność zawarcia porozumienia z organizacją związkową lub wydania regulaminu pracy zdalnej (ewentualnie indywidualne porozumienie z pracownikiem), zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika w zakresie wskazanym w art. 67²⁴ kp;
• praca zdalna okazjonalna – różni się ona od „zwykłej” pracy zdalnej zdecydowanie mniejszym zakresem zobowiązań pracodawcy (wyłączenie obowiązku pokrycia kosztów), brakiem konieczności ustalania warunków pracy zdalnej w porozumieniu z organizacją związkową, wydawania regulaminu pracy zdalnej lub ustalania ich w porozumieniu z pracownikiem. Konkretnie do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się art. 67¹⁹–67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3 kp. Taka praca może być wykonywana na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

PRZYKŁAD 3

Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku:

• • od poniedziałku do środy – w biurze;
  • w czwartek i piątek – zdalnie.

Osoba ta przekazała w poniedziałek wniosek o urlop bezpłatny zwykłym e-mailem. Działanie takie jest nieprawidłowe. Wniosek o urlop bezpłatny składany jest standardowo na piśmie, a w postaci elektronicznej może zostać złożony jedynie w trakcie wykonywania pracy zdalnie.

Wnioski pracownika w większości zostają umieszczone w dokumentacji pracowniczej – część w aktach osobowych (np. o urlop bezpłatny), część w pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (np. o indywidualny rozkład czasu pracy).

W każdym przypadku, w którym dokumentacja prowadzona jest papierowo, konieczne jest sporządzenie wydruku wniosku złożonego w postaci elektronicznej i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Autor

Marek Rotkiewicz

specjalista prawa pracy, doradca, szkoleniowiec