Rozliczanie urlopu wypoczynkowego dla działacza związkowego zwolnionego z obowiązku świadczenia pracy

Działacz związkowy, który w związku z pełnioną funkcją został zwolniony od wykonywania obowiązków służbowych, ma prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca, chcąc uniknąć sytuacji odmowy wykorzystania przez pracownika takiego urlopu, może podpisać ze związkami stosowne porozumienie.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, za które pracownikowi, będącemu działaczem związkowym, należy się wynagrodzenie lub doraźne zwolnienie od pracy, przysługuje niektórym członkom zakładowej organizacji związkowej. Przykładowo prawo do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji przysługuje tylko pracownikowi wybranemu do zarządu zakładowej organizacji związkowej, co potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 7 grudnia 1999 r. (I PKN 654/99).

Urlop wypoczynkowy – zasady przyznawania

Pracodawca na podstawie art. 161 kp jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w naturze w roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo. Dotyczy to także działacza związkowego zwolnionego z obowiązku świadczenia pracy. Pracownik ma prawo do nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że należy udzielić mu urlopu w pełnym wymiarze, który wynika z obowiązującego prawa.

Działacz związkowy ma prawo do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy na czas pełnienia kadencji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej. Może być ono realizowane w pełnym lub niepełnym wymiarze (łączenie z pracą), odpłatnie lub nieodpłatnie w zależności od treści wniosku zarządu związku w tej sprawie.

Związkowiec zwolniony ze świadczenia pracy utrzymuje w tym czasie status pracownika.

Pracodawca jest związany wnioskiem zakładowej organizacji związkowej dotyczącym zwolnienia pracownika z obowiązku pracy. Wynika to z art. 31 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2025 r., poz. 440 ze zm.; dalej: uzz) i § 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 1996 r. w sprawie trybu udzielania urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy pracownikom pełniącym z wyboru funkcje w związkach zawodowych oraz zakresu uprawnień przysługujących pracownikom w czasie urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy (DzU nr 71, poz. 336; dalej: rozporządzenie w sprawie udzielania urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy). Zwolnienie od pracy jest realizowane w ramach już istniejącego stosunku zatrudnienia. Modyfikuje jego treść w taki sposób, że pracownikowi, mimo braku świadczenia umówionej pracy na rzecz pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie.

Zdaniem SN, wyrażonym w uzasadnieniu wyroku z 19 czerwca 2012 r. (II PK 270/11), takie zwolnienie powoduje czasowe i częściowe „zawieszenie” funkcjonującego stosunku pracy. Nie chodzi tu zatem o zawieszenie wszystkich praw i obowiązków (wyjątek: korzystanie z umundurowania i lokalu lub pomieszczenia mieszkalnego) związanych z tym stosunkiem pracy, jak to ma miejsce przy urlopie bezpłatnym (§ 3 rozporządzenia w sprawie udzielania urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy).

Nie wpływa to na konieczność wykonywania pozostałych obowiązków pracowniczych, jeżeli przepisy nie przewidują odstępstw.

Związki zawodowe – uprawnienia

Związek jest dobrowolną i samorządną organizacją, która została powołana do reprezentowania i obrony praw, interesów zawodowych i socjalnych ludzi pracy, czyli pracowników (bez względu na podstawę prawną ich zatrudnienia), członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i osób na umowach agencyjnych. To grono osób ma prawo tworzyć związki i wstępować do nich, aby móc działać w wymienionych celach (art. 1 ust. 1 i art. 2 ust. 1 uzz).

Do obowiązków pracodawcy należy udzielanie urlopów wypoczynkowych pracownikom-członkom związku zawodowego, w tym zwolnionym od pracy na czas pełnienia kadencji w zarządzie związku zawodowego. Wynika to z treści art. 163 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2025 r., poz. 277 ze zm.; dalej: kp). Ponadto stosownie do art. 152 § 1 kp pracodawca ma umożliwić pracownikowi wykorzystanie urlopu jednorazowo lub przychylić się do wniosku pracownika o podział urlopu na części, z których jedna musi trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 kp).

Pracownik oddelegowany do zarządu zakładowej organizacji związkowej cały czas zatem pozostaje pracownikiem zatrudnionym u swojego pracodawcy. Nie przebywa na urlopie bezpłatnym, a więc nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego i może wykorzystać urlop, zarówno zaległy, jak i bieżący. Tym samym omawiane zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy nie jest nieobecnością pracownika w pracy i jej niewykonywaniem. Nie oznacza zawieszenia praw i obowiązków stron. Nie można tego okresu traktować analogicznie do urlopu bezpłatnego.

Warto zaznaczyć, że zwolnienie od pracy członka zarządu następuje na wniosek zakładowej organizacji związkowej zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 27 listopada 2018 r. w sprawie trybu udzielenia i korzystania ze zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej przysługującego osobie wykonującej pracę zarobkową, sposobu ustalenia wysokości wynagrodzenia albo świadczenia pieniężnego przysługującego osobie w okresie zwolnienia od pracy oraz wynikających z tego tytułu uprawnień i świadczeń (DzU z 2018 r., poz. 2323; dalej: rozporządzenie w sprawie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy).

Wniosek jest dla pracodawcy wiążący, co oznacza, że przy spełnieniu przesłanek ustawowych pracodawca ma obowiązek zwolnić członka zarządu z obowiązku świadczenia pracy.

Prawodawca w przepisach rozporządzenia w sprawie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy doprecyzowuje także, że zwolnienie od pracy, zależnie od wskazania związku zawodowego, może mieć charakter odpłatny lub nieodpłatny. Wprowadzenie odpłatnego zwolnienia od pracy realizuje założenia wynikające z zalecenia Międzynarodowej Organizacji Pracy nr 143 z 1971 r. dotyczącego ochrony przedstawicieli pracowników w przedsiębiorstwach i przyznania im ułatwień.

Wynagrodzenie dla pracownika w okresie zwolnienia od pracy ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy. Przy ustalaniu tego wynagrodzenia dodatkowe wynagrodzenie za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, szczególnie uciążliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych uwzględnia się, jeżeli w okresie zwolnienia od pracy nie ustaje dotychczasowe narażenie pracownika na oddziaływanie takich warunków (§ 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy). Co więcej, prawodawca w przepisach rozporządzenia chroni także interes pracownika korzystającego ze zwolnienia w razie zmian wynagrodzenia u tego pracodawcy. Wskazuje przy tym, że wynagrodzenie w okresie zwolnienia od pracy ustala się ponownie w przypadku zmiany zasad wynagradzania ogółu pracowników lub grupy zawodowej, którymi pracownik byłby objęty, gdyby nie korzystał ze zwolnienia od pracy (§ 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy).

Zachowanie prawa do wynagrodzenia

Wskazane regulacje mają zapewnić pracownikom zwolnionym od pracy, w celu pełnienia funkcji związkowych z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, takie same świadczenia, jakie otrzymywaliby, gdyby nie korzystali ze zwolnienia.

Wynagrodzenie za okres zwolnienia od pracy może być też ustalone w inny sposób, np. jako „krotność” przeciętnego wynagrodzenia u danego pracodawcy lub ryczałtowo, pod warunkiem że nie będzie to mniej korzystne od reguł płynących z rozporządzenia w sprawie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy.

Analogiczne rozwiązanie dotyczy innych pracowników wykonujących pracę zarobkową w okresie zwolnienia od pracy na czas kadencji w zarządzie. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy ustala się miesięczne świadczenie pieniężne w wysokości przeciętnego wynagrodzenia przysługującego takiemu pracownikowi z okresu sześciu miesięcy poprzedzających okres zwolnienia od pracy. Jeżeli pracownik świadczy pracę przez okres krótszy niż sześć miesięcy, wynagrodzenie przysługuje mu w wysokości przeciętnego wynagrodzenia należącego się tej osobie z całego tego okresu. Osobie korzystającej ze zwolnienia od pracy w niepełnym wymiarze godzin wysokość świadczenia pieniężnego za czas zwolnienia od pracy ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy. Świadczenie to wypłaca się w terminach i na warunkach wynikających z umowy zawartej między pracodawcą a inną niż pracownik osobą wykonującą pracę zarobkową (§ 6 rozporządzenia w sprawie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy). Istnieje jedno zastrzeżenie – wypłata tych świadczeń nie może następować rzadziej niż raz w miesiącu.

Sąd Najwyższy uważa, że pracownik, pełniąc funkcję w zarządzie organizacji związkowej, świadczy pracę, tyle że inną niż wynikająca ze stosunku zobowiązaniowego łączącego go z pracodawcą (wyrok z 3 marca 2015 r., I PK 176/14). Jest to praca przede wszystkim na korzyść i w interesie pracowników, ale i samego pracodawcy, ponieważ może uchronić go przed skutkami ewentualnych naruszeń przepisów (uchwała SN z 13 grudnia 2005 r., II PZP 9/05).

Planowanie i wykorzystanie urlopu

Skoro w okresie zwolnienia na pracę związkową stosunek pracy trwa, to w takim razie pracownik nabywa za ten czas prawo do urlopu wypoczynkowego. Problematyczne jest jednak jego zaplanowanie i wykorzystanie. Zgodnie z art. 163 § 1 kp tworzenie planu urlopów wypoczynkowych na dany rok kalendarzowy leży wyłącznie w gestii pracodawcy, który bierze przy tym pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Uwzględnia w nich także wnioski tych pracowników, którzy są częściowo zwolnieni z pracy z powodu wypełnienia zadań związkowych, gdyż w pozostałej części realizują oni obowiązki służbowe. Nie ma natomiast pewności, jak pracodawca powinien się zachować w przypadku pracowników całkowicie zwolnionych z obowiązków służbowych na rzecz realizacji pracy związkowej.

W myśl art. 1542 § 1 kp urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Związkowiec korzystający ze zwolnienia nie ma jednak dni pracy w ścisłym rozumieniu tego przepisu. Warto, aby pracodawca i pracownik wspólnie dokonali stosownych ustaleń w tego typu sytuacji (pismo do Ogólnopolskiego Związku Zawodowego Pielęgniarek i Położnych z 18 listopada 2009 r., GPP-87-023-215/09). Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy nawet brak ustaleń daje pracodawcy prawo do zaplanowania urlopu takiemu pracownikowi. Potwierdza to stanowisko SN wyrażone w uzasadnieniu uchwały z 13 grudnia 2011 r. (III CZP 48/11).

Każdemu członkowi związku zawodowego, w tym pełniącemu określone funkcje i zwolnionemu ze świadczenia pracy w celu ich sprawowania, pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego.

Zasadne jest przyjęcie, że oddelegowanemu pracownikowi urlopu udziela nie zarząd zakładowej organizacji związkowej, lecz pracodawca. Oddelegowany pracownik pozostaje w stosunku pracy z pracodawcą, a nie ze związkiem zawodowym. Zgodnie z art. 165 kp na wniosek oddelegowanego pracownika, który nie mógłby skorzystać z wcześniej zaplanowanego urlopu, pracodawca jest zobowiązany do przesunięcia go na późniejszy termin. Pracodawca musi mu udzielić urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego z przyczyn wymienionych w art. 166 kp w terminie późniejszym.

Okres oddelegowania należy traktować jako okres faktycznie przepracowany u pracodawcy.

Z uwagi na fakt, że oddelegowany pracownik pozostaje cały czas w stosunku pracy u danego pracodawcy, jest on zobowiązany do wypełniania obowiązków pracowniczych z wyjątkiem jednego, tj. zachowania pełnej gotowości do wykonywania pracy w okresie objętym zwolnieniem. Działacz związkowy zwolniony z obowiązku świadczenia pracy jest zobowiązany m.in.:

• poddawać się badaniom okresowym i kontrolnym;
• wykorzystywać zwolnienie lekarskie zgodnie z jego przeznaczeniem;
• ewidencjonować czas pracy;
• wykorzystywać należny mu urlop wypoczynkowy.

Z kolei uprawnienie pracodawcy do wydawania poleceń związanych z pracą, która miałaby być wykonywana – ulega znacznemu ograniczeniu.

Zwolniony od wykonywania pracy działacz związkowy ma prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego.

Aby uniknąć sytuacji odmowy jego wykorzystania, pracodawca może podpisać ze związkami stosowne porozumienie. Korzystanie przez działaczy związkowych z całkowitego zwolnienia od pracy na czas sprawowania funkcji członka zarządu zakładowej organizacji związkowej (art. 31 ust. 1 uzz) bywa często nazywane „urlopem związkowym” lub „etatem związkowym”, choć to ostatnie nie ma nic wspólnego z rzeczywistością. Działacz zwolniony od obowiązku świadczenia pracy nadal pozostaje na etacie u macierzystego pracodawcy.

---

Autor