Rozliczanie pracy nadliczbowej w służbie cywilnej

Po nowelizacji ustawy o służbie cywilnej zmieniły się obowiązujące zasady rozliczania godzin nadliczbowych w stosunku do członków korpusu służby cywilnej. Można to zrobić na dwa sposoby: wynagrodzeniem albo oddając wolny dzień pracownikowi. Warto zapoznać się z przepisami, aby wiedzieć, kiedy i komu przysługuje rekompensata.

Ubiegły rok w służbie cywilnej to nie tylko nowe systemy czasu pracy i okres rozliczeniowy, wynikające z niedawnej nowelizacji ustawy o służbie cywilnej, ale także zmiana sposobu rozliczania godzin nadliczbowych. Ta z kolei weszła w życie od 1 stycznia 2024 r. na podstawie drugiej nowelizacji – ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2023 r., poz. 1598).

Komu można polecić pracę w godzinach nadliczbowych

W celu omówienia zasad rozliczania godzin nadliczbowych istotne jest wyjaśnienie, jaka kategoria zatrudnionych w służbie cywilnej może wykonywać pracę w godzinach nadliczbowych. Przepisy ustawy o służbie cywilnej, w tym znowelizowane regulacje, odnoszą się do kilku kategorii osób zatrudnionych w służbie cywilnej, tj.:

• pracownika służby cywilnej – osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o służbie cywilnej;
• urzędnika służby cywilnej – osoby zatrudnionej na podstawie mianowania, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o służbie cywilnej;
• osoby zajmującej wyższe stanowisko w służbie cywilnej – osoby zatrudnionej na podstawie powołania w służbie cywilnej;
• członka korpusu służby cywilnej – osoby, która jest pracownikiem służby cywilnej, urzędnikiem służby cywilnej lub jest zatrudniona na wyższym stanowisku w służbie cywilnej.

Zgodnie z art. 52 usc wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej są stanowiska:

1. dyrektora generalnego urzędu;
2. kierującego departamentem lub komórką równorzędną w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, urzędzie ministra, urzędzie obsługującym przewodniczącego komitetu wchodzącego w skład Rady Ministrów, urzędzie centralnego organu administracji rządowej oraz kierującego wydziałem lub komórką równorzędną w urzędzie wojewódzkim, a także zastępcy tych osób;
3. wojewódzkiego lekarza weterynarii i jego zastępcy:
   1. powiatowego lekarza weterynarii i jego zastępcy;
   2. wojewódzkiego inspektora jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych i jego zastępcy;
4. kierującego komórką organizacyjną w Biurze Nasiennictwa Leśnego, a także zastępcy tej osoby;
5. dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dyrektora izby administracji skarbowej, naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, a także zastępcy tych osób.

Zmiana okresów rozliczeniowych

W aspekcie pracy w godzinach nadliczbowych i jej późniejszego rozliczenia istotne jest przypomnienie, że przed zmianą przepisów, czyli do 26 września 2023 r., w ustawie o służbie cywilnej obowiązywał maksymalnie ośmiotygodniowy okres rozliczeniowy dla systemu podstawowego i maksymalnie dwunastotygodniowy dla systemu równoważnego. Zmiana przepisów wprowadziła po pierwsze – ustalenie okresu w miesiącach, a nie w tygodniach. Po drugie – wydłużyła okres rozliczeniowy z maksymalnie 8 tygodni do maksymalnie 4 miesięcy.

Ten okres może mieć zastosowanie we wszystkich obowiązujących w usc systemach czasu pracy.

Bez wątpienia jest nim podstawowy system czasu pracy, co wynika z art. 97 ust. 1 usc. Natomiast, zgodnie z ust. 2 wspomnianego artykułu, w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy i jej organizacją mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę. W tych rozkładach czas pracy nie może jednak przekraczać średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie dłuższym niż 4 miesiące.

Możliwość wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę ma miejsce w systemie równoważnym, systemie skróconego tygodnia pracy czy systemie pracy weekendowej. I do tych systemów będzie mieć zastosowanie maksymalnie czteromiesięczny okres rozliczeniowy.

Jak wygląda sytuacja w przypadku systemu zadaniowego? Zgodnie z art. 140 kp w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca po porozumieniu z pracownikiem ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 kp. A te z kolei przewidują, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135–138, 143 i 144 kp. Artykuł 140 kp nie został przy tym wyłączony, dlatego do zadaniowego systemu czasu pracy będzie miał także zastosowanie okres rozliczeniowy nie dłuższy niż 4 miesiące.

Rekompensata po zmianach

Rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych będzie wyłączona dla dyrektora generalnego oraz kierownika urzędu. Przesłanką do takiej regulacji jest zachowanie spójności z ogólnymi przepisami prawa pracy, zgodnie z którymi osobom zarządzającym zakładem pracy w imieniu pracodawcy nie przysługuje rekompensata za godziny nadliczbowe.

W ustawie o służbie cywilnej nie ma definicji pracy w godzinach nadliczbowych. Dlatego należy przyjąć, że pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 § 1 kp). Normy czasu pracy zostały określone w ustawie o służbie cywilnej.

Ustawodawca w art. 97 ust. 1 usc podkreśla, że czas pracy członków korpusu służby cywilnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie dłuższym niż 4 miesiące. Z przedstawionej tabeli zasadniczo wynika, że praca nadliczbowa jest rekompensowana czasem wolnym, względnie wynagrodzeniem. Specyfika norm czasu pracy w stosunku do członków korpusu służby cywilnej jest taka, że nie odnosi się do kwestii przeciętnie 40 godzin pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a jedynie do uśrednienia 40 godzin pracy w tygodniu. To właśnie w tym aspekcie pojawia się problem wykonywania pracy w dniu wolnym od pracy (najczęściej jest to tzw. wolna sobota). Nie istnieje przecież przepis, który nakazywałby udzielenie w zamian innego dnia wolnego. W piśmiennictwie [1] przeważa jednak pogląd, zgodnie z którym w ujęciu systemowym członków korpusu służby cywilnej także obowiązuje kodeksowa reguła pięciodniowego tygodnia pracy.

Jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest zasada prawa do wypoczynku, na którą składa się m.in. przepis o dniach wolnych od pracy (art. 14 kp).

Treść zarządzenia nr 525 Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2023 r. w sprawie sposobu organizacji czasu pracy urzędów również wskazuje że zasadniczo praca w urzędach odbywa się od poniedziałku do piątku. Aktualne przepisy nie dają pozwolenia na taką interpretację. Zgodna z prawem jest zatem zasada rozliczania pracy w tzw. wolną sobotę czasem wolnym w tym samym wymiarze (ewentualnie wynagrodzeniem).

Rozliczanie czasem wolnym lub dniem wolnym czasu pracy powstałego w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych będzie wyglądało inaczej niż w przypadku rozliczania wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Pierwszy z opisanych sposób, czyli rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych, może nastąpić w ciągu okresu rozliczeniowego lub po jego zakończeniu. Przy czym warunkiem formalnym, wynikającym z art. 97 ust. 9 usc, jest złożenie przez członka korpusu służby cywilnej wniosku o udzielenie czasu wolnego lub dnia wolnego w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.

Oznacza to, że w przypadku złożenia wniosku przez pracownika pracodawca może udzielić czasu wolnego lub dnia wolnego zgodnie z wnioskiem, nawet po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Wydaje się zatem, że w razie braku wniosku pracownika o udzieleniu czasu wolnego lub dnia wolnego decyduje pracodawca. Przy czym, zgodnie z ogólną zasadą rozliczania czasu pracy w okresie rozliczeniowym czas ten powinien być udzielony w okresie rozliczeniowym, w którym powstała konieczność pracy w godzinach nadliczbowych.

W przypadku członków korpusu służby cywilnej, czyli urzędników, inaczej niż w stosunku do pozostałych członków, została uregulowana kwestia rekompensaty za pracę w niedzielę lub święto. Przysługuje im nie czas wolny, a dzień wolny. Za pracę w niedzielę przysługuje dzień wolny od pracy w najbliższym tygodniu albo wynagrodzenie za czas przepracowany w tym dniu. Urzędnik służby cywilnej powinien bez zbędnej zwłoki zadeklarować pracodawcy sposób rozliczenia takiego dnia.

Na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia dnia wolnego od pracy w najbliższym tygodniu. Wobec tego pracownik może:

• złożyć wniosek o udzielenie dnia wolnego od pracy w najbliższym tygodniu;
• złożyć wniosek w trybie art. 97 ust. 9 usc;
• złożyć wniosek o wypłatę wynagrodzenia po zakończonym okresie rozliczeniowym.

Rozliczenie takiego dnia wolnego od pracy jedynie w pierwszym z wyżej zaprezentowanych wniosków może zakończyć się w okresie rozliczeniowym, natomiast pozostałe dwa nastąpią lub mogą nastąpić już po okresie rozliczeniowym.

Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której pracodawca nie wyrazi zgody na wypłatę wynagrodzenia za czas przepracowany w niedzielę i ostatecznie rekompensata nastąpi w ramach udzielenia dnia wolnego od pracy. Warto podkreślić, że ustawodawca nie uregulował takiej możliwości w przepisach ustawy, stąd powyższe rozważania są próbą usystematyzowania w praktyce tego problemu przez autora.

Odnosząc się do drugiego sposobu rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych, tj. wynagrodzeniem, możliwość wyboru wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych za pracę w niedzielę lub święto odbywa się przez złożenie przez pracownika wniosku w formie pisemnej w wersji papierowej albo elektronicznej. Wniosek musi zostać złożony do dyrektora generalnego urzędu, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, w terminie 14 dni po dniu zakończenia okresu rozliczeniowego. Złożenie nie oznacza zobowiązania do wypłaty wynagrodzenia. To dyrektor generalny urzędu podejmuje ostateczną decyzję, czy zaakceptuje wypłatę wynagrodzenia, czy udzieli pracownikowi czasu wolnego albo dnia wolnego. Ma na to 14 dni od dnia złożenia wniosku.

W ustawie dodano art. 97a, który w sposób autonomiczny od kodeksu pracy reguluje sposób obliczenia wynagrodzenia za godziny nadliczbowe w służbie cywilnej. W tym miejscu należy podkreślić, że rozliczenie godzin nadliczbowych będzie możliwe dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego. W myśl art. 97a ust. 5 pracownik może złożyć wniosek o wypłatę wynagrodzenia w terminie 14 dni po dniu zakończenia okresu rozliczeniowego. Można zatem przyjąć, że przekroczenie tego terminu, tj. niezłożenie wniosku, pozbawi pracownika prawa do ewentualnej wypłaty wynagrodzenia, a co za tym idzie – pracownikowi będzie przysługiwał jedynie czas wolny albo dzień wolny. Nie wydaje się możliwe, aby pracownik stracił prawo do jakiejkolwiek rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych z powodu braku aktywności (niezłożenia wniosku o czas wolny lub dzień wolny albo wypłaty wynagrodzenia). Można założyć, że pracownikowi przysługuje prawo do czasu wolnego lub dnia wolnego, a jedynie fakultatywnie – wynagrodzenie.

Wynagrodzenie ustala się na podstawie godzinowej stawki wynagrodzenia należnego w miesiącu, w którym nastąpiła praca w godzinach nadliczbowych.

Do obliczenia wynagrodzenia za nadgodziny należy:

1. Ustalić normy godzin czasu pracy w danym miesiącu

W tym celu należy pomnożyć 40 godzin przez liczbę tygodni przypadającą w danym miesiącu, dodać do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca danego miesiąca przypadających od poniedziałku do piątku, odjąć 8 godzin za każde święto występujące w danym miesiącu i przypadające w innym dniu niż niedziela.

2. Ustalić godzinową stawkę wynagrodzenia.

Należy podzielić miesięczne wynagrodzenie przez normę godzin czasu pracy w danym miesiącu.

3. Pomnożyć liczbę godzin pracy nadliczbowej z danego miesiąca przez ustaloną stawkę wynagrodzenia.

W tym miejscu warto wskazać, że przepisy usc nakazują, aby przy ustalaniu wynagrodzenia za godziny nadliczbowe odnosić się do danego miesiąca, w którym wystąpiły. Jeśli w danym urzędzie obowiązuje czteromiesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, a członek korpusu służby cywilnej wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych w każdym z tych miesięcy, należy oddzielnie obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny w każdym z tych miesięcy. Niewłaściwym będzie zsumowanie norm czasu pracy z danego okresu rozliczeniowego oraz wynagrodzeń miesięcznych i ustalenie w ten sposób stawki wynagrodzenia godzinowej.

Biorąc pod uwagę utrwalony w orzecznictwie sądów powszechnych pogląd (zob. uchwała SN z 3 czerwca 1986 r., I PRN 40/86; wyrok SN z 22 czerwca 2011 r., II PK 3/11), zgodnie z którym normalne wynagrodzenie to wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie w zwykłych warunkach i terminach wypłat, czyli obejmuje ono zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia, jeżeli pracownik ma do nich prawo, należy przyjąć, że podstawą wymiaru wynagrodzenia za godziny nadliczbowe w służbie cywilnej będzie art. 85 usc.

 

Przypisy

1. Ł. Pisarczyk [w:] Ustawa o służbie cywilnej. Komentarz, red. K.W. Baran, Warszawa 2021, art. 97. K. Rączka, Czas pracy w służbie cywilnej, PiZS 2013, nr 12, s. 24–27. M. Jankowska, Czy w służbie cywilnej można wydłużyć tydzień pracy?, rp.pl z 9 stycznia 2018 r., tinyurl.com/sluzba-cywilna [dostęp: 22.05.2024].

---

Autor