Nagrody jubileuszowe na nowych zasadach

Spis treści:

1. Podstawa prawna i zmiany w definicji stażu pracy
2. Nagroda jubileuszowa jako przychód ze stosunku pracy
3. Nagroda jubileuszowa a składki ZUS – zasada ogólna

Od 1 stycznia 2026 r. weszły w życie zmiany do kodeksu pracy dotyczące uwzględniania nowych okresów zaliczanych w stażu pracy. Od tego momentu te zmiany objęły pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych. Tym samym zmienia się sposób opodatkowania i oskładkowania nagród jubileuszowych.

W ostatnich latach zagadnienie nagród jubileuszowych nabrało szczególnego znaczenia, zwłaszcza w sektorze finansów publicznych, ochrony zdrowia i edukacji. Klasyczny model nagrody wypłacanej co 5 lat stażu pracy został zakwestionowany przez zmiany legislacyjne rozszerzające pojęcie stażu, w tym możliwość jego uzupełniania o okresy prowadzenia działalności gospodarczej bądź pracy na podstawie umów cywilnoprawnych. W praktyce prowadzi to do sytuacji, w których pracownik nabywa prawo do nagrody częściej niż co 5 lat, co rodzi istotne wątpliwości odnośnie do jej opodatkowania i oskładkowania. Problematyka ta ma istotne znaczenie zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców występujących w roli płatników podatku i składek ZUS.

Nagroda jubileuszowa nie jest świadczeniem powszechnym, wynikającym wprost z przepisów kodeksu pracy.

Jej źródłem są przepisy szczególne, przede wszystkim pragmatyki służbowe (np. Karta Nauczyciela, ustawa o pracownikach samorządowych), a także zakładowe źródła prawa pracy, o których mowa w art. 9 § 1 kp, takie jak:

• układy zbiorowe pracy,
• regulaminy wynagradzania,
• statuty i inne akty wewnętrzne.

Co do zasady, nagroda jubileuszowa przysługuje po osiągnięciu określonego stażu pracy (np. 20, 25, 30 lat), a kolejne nagrody są wypłacane w odstępach nie krótszych niż 5 lat. Ten pięcioletni interwał ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia podatku dochodowego i składek ZUS.

Podstawa prawna i zmiany w definicji stażu pracy

Tradycyjnie staż pracy, od którego uzależnione było prawo do nagród jubileuszowych, obejmował wyłącznie okresy zatrudnienia pozostające w ramach stosunku pracy. Sytuację tę zmieniła nowelizacja przepisów, potocznie określana jako „ustawa stażowa”, która wprowadziła istotne rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy.

Dla pracodawców oznacza to konieczność ponownego ustalenia stażu pracy pracowników, którzy przedstawią odpowiednie dokumenty potwierdzające te okresy, np. zaświadczenia z ZUS lub CEIDG. W praktyce może to prowadzić do kumulacji uprawnień. Przykładowo, pracownik, który otrzymał nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy w styczniu 2026 r. po udokumentowaniu pięcioletniego okresu prowadzenia działalności gospodarczej sprzed nawiązania stosunku pracy już w marcu 2026 r. może nabyć prawo do nagrody za 25 lat pracy.

Jak wyjaśnia Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, do końca 2025 r. w obowiązujących przepisach brakowało jednolitych zasad ustalania stażu pracy na potrzeby nabywania wszystkich świadczeń i uprawnień pracowniczych wynikających ze stosunku pracy. Ustawodawca w przepisach kodeksu pracy wyróżnia w tym zakresie dwa podstawowe rodzaje stażu:

• zakładowy staż pracy – obejmuje wyłącznie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, ma on znaczenie m.in. przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony i wysokości odprawy z tytułu rozwiązania stosunku pracy czy odprawy pośmiertnej;
• ogólny staż pracy – obejmuje okresy zatrudnienia u wszystkich pracodawców, jest istotny m.in. przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego i nabywaniu prawa do urlopu wychowawczego.

Dodatkowo przepisy szczególne dotyczące określonych grup zawodowych (tzw. pragmatyki służbowe) i regulacje wewnątrzzakładowe, takie jak układy zbiorowe pracy czy regulaminy wynagradzania, uzależniają nabycie niektórych świadczeń, w tym nagrody jubileuszowej lub dodatku stażowego, od posiadania określonego stażu pracy.

Regulacje te mają charakter odrębny i nie znajdują zastosowania do wszystkich pracowników.

Zasadą jest, że do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wlicza się okresy zatrudnienia w ramach stosunku pracy, a więc wykonywane na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 kp). Ponadto zgodnie z art. 155 kp do stażu pracy decydującego o wymiarze urlopu wypoczynkowego zalicza się również okresy nauki.

W dotychczasowym stanie prawnym okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (w tym umowy zlecenia czy agencyjnej), pozostawania osobą współpracującą, a także członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i spółdzielniach kółek rolniczych nie były wliczane do stażu zatrudnienia w rozumieniu powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Zdaniem MRPiPS rozwiązanie to utrudniało dostęp do części uprawnień pracowniczych oraz do stanowisk, na których wymagane jest posiadanie określonego stażu pracy. Szczególnie dotkliwie odczuwali to pracownicy, którzy przed nawiązaniem stosunku pracy prowadzili działalność gospodarczą lub wykonywali pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.

Celem nowych regulacji jest wyrównanie szans tych osób w dostępie do uprawnień pracowniczych i stanowisk wymagających potwierdzonego doświadczenia zawodowego, a także likwidacja nierówności w traktowaniu pracowników ze względu na formę wcześniej wykonywanej aktywności zawodowej.

Na podstawie nowych regulacji do pracowniczego stażu pracy są zaliczane okresy:

1. prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą taką działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
2. wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
3. wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej i pozostawania osobą współpracującą z osobami wymienionymi w pkt 2 i 3;
4. pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych;
5. wymienione w pkt 1–4, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów;
6. w których osoba fizyczna podejmująca działalność gospodarczą nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym zgodnie z art. 18 ust. 1 prawa przedsiębiorców;
7. pozostawania osobą współpracującą z osobą wymienioną w pkt 6, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
8. sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
9. wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy, przebyte za granicą;
10. zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę fizyczną w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
11. służby w Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej;
12. wykonywania przez skazanego odpłatnego zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych, z wyłączeniem pracy wykonywanej na podstawie umowy o dzieło.

Okresy wskazane w pkt 2–4 są zaliczane do stażu pracy, jeżeli osoby, których one dotyczą, podlegały w ich trakcie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (z zastrzeżeniem pkt 5).

Pracownik zainteresowany zaliczeniem nowego okresu do pracowniczego stażu pracy jest zobowiązany do jego odpowiedniego udokumentowania. Co do zasady, dokumentem potwierdzającym taki okres jest zaświadczenie wydawane przez ZUS na wniosek pracownika.

Pracodawca nie ma obowiązku informowania pracowników o możliwości zaliczenia nowych okresów do stażu pracy ani o zasadach ich uwzględniania.

Zasadniczo uprawnienia pracownicze wynikające z uwzględnienia nowych okresów zaliczanych przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie zmian w kodeksie pracy u danego pracodawcy (w tym przypadku od 1 stycznia 2026 r.). Do pracowniczego stażu pracy mogą zostać zaliczone także nowe okresy przypadające w przeszłości, tj. przed 1 stycznia 2026 r. (lub przed 1 maja br. w przypadku pracodawcy prywatnego). Ich uwzględnienie nie skutkuje przeliczeniem świadczeń płacowych uzależnionych od stażu pracy za okresy sprzed wejścia w życie nowelizacji.

Nagroda jubileuszowa jako przychód ze stosunku pracy

Zgodnie z art. 12 ust. 1 updof za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, głównie są to:

• wynagrodzenia zasadnicze;
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe;
• różnego rodzaju dodatki, nagrody;
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop;
• wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona;
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika;
• wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Do przychodów pracownika zalicza się nie tylko otrzymane pieniądze, ale także świadczenia rzeczowe, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień, zawartym w art. 21 updof.

Co do zasady, wszelkie świadczenia – zarówno pieniężne, jak i niepieniężne – otrzymywane przez pracowników w ramach stosunku pracy podlegają opodatkowaniu. W katalogu zwolnień przedmiotowych (art. 21 updof) nie widnieje pozycja dotycząca nagród stażowych wypłacanych pracownikom sektora prywatnego czy samorządowego. Oznacza to, że:

• każda nagroda jubileuszowa bez względu na to, czy jest wypłacana co 5 lat czy częściej, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym;
• pracodawca jako płatnik ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek według skali podatkowej (12% lub 32%).

Organy podatkowe również potwierdzają konieczność opodatkowania przyznawanych nagród jubileuszowych pracownikom. Przykładem może być pismo z 30 grudnia 2025 r. (0112-KDIL2-1.4011.919.2025.2.DJ), w którym dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że:

w przypadku nagród jubileuszowych, uregulowanych w regulaminie wynagradzania i przysługujących pracownikowi po spełnieniu określonych warunków (staż pracy), przekazanie pracownikom tych nagród – niezależnie od faktu, że mają one charakter okazjonalny i symboliczny oraz nie wiążą się z jakimkolwiek świadczeniem wzajemnym ze strony pracownika stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z czym na Państwu ciążą/będą ciążyć obowiązki płatnika związane z obliczeniem i pobraniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zauważyć należy bowiem, że w sytuacji gdy wręczenie nagrody rzeczowej uregulowane jest w regulaminie wynagradzania, pracownikowi przysługuje roszczenie o wydanie nagrody rzeczowej w związku z zaistnieniem zdarzenia uprawniającego do jej uzyskania. W takiej sytuacji otrzymane świadczenie rzeczowe przez pracownika nie będzie stanowiło darowizny w rozumieniu art. 888 § 1 ustawy Kodeks cywilny. Tym samym do świadczenia tego nie znajdą zastosowania postanowienia wynikające z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przykład 1
Pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę od 20 lat. Zgodnie z regulaminem wynagradzania obowiązującym u pracodawcy po osiągnięciu 20-letniego stażu pracy pracownikowi przysługuje nagroda jubileuszowa w wysokości 5 tys. zł brutto. W styczniu 2026 r. po spełnieniu warunku stażowego pracodawca wypłacił pracownikowi nagrodę jubileuszową w kwocie 5 tys. zł. Świadczenie to zostało sfinansowane ze środków pracodawcy i miało charakter pieniężny. Zgodnie z art. 12 ust. 1 updof nagroda jubileuszowa stanowi przychód ze stosunku pracy, ponieważ jest wypłatą pieniężną otrzymaną w związku z pozostawaniem w stosunku pracy. Jednocześnie nagrody jubileuszowe nie zostały wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych określonym w art. 21 updof.

Dlatego:

• • kwota nagrody jubileuszowej zwiększa przychód pracownika ze stosunku pracy;
  • pracodawca jako płatnik jest zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy według skali podatkowej;
  • wartość nagrody jubileuszowej podlega wykazaniu w informacji PIT-11 przekazywanej pracownikowi i urzędowi skarbowemu.

Nagroda jubileuszowa a składki ZUS – zasada ogólna

Kwestię składek reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

Kluczowe jest sformułowanie „według zasad określających warunki ich przyznawania”. Oznacza to, że przepis odnosi się do regulaminów obowiązujących u danego pracodawcy, a nie do faktycznej daty przelewu na konto pracownika.

Decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia tego typu świadczeń z obowiązku opłacania składek ustawodawca przypisał periodycznemu (nie częstszemu niż co 5 lat) nabywaniu przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy. Dla zwolnienia tego rodzaju świadczeń ze składek ZUS nie ma natomiast żadnego znaczenia data ich wypłacenia (wypłata tych świadczeń może więc nastąpić w okresie krótszym niż 5 lat od dnia uzyskania przez pracownika poprzedniej nagrody jubileuszowej).

Przykład 2
Pracownik uzyskał prawo do nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy w grudniu 2024 r., natomiast wypłata nagrody nastąpiła w lutym 2025 r. Poprzednie prawo do nagrody jubileuszowej pracownik nabył po 15 latach pracy w 2019 r.

Pomimo że wypłata nagrody nastąpiła w okresie krótszym niż 5 lat od poprzedniej wypłaty, nagroda jubileuszowa nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami prawo do niej przysługuje pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Decydujące znaczenie mają zasady przyznawania nagrody określone w przepisach wewnętrznych, a nie data jej faktycznej wypłaty.

Warto dodać, iż nagroda jubileuszowa w postaci rzeczowej, jeżeli jest przyznawana periodycznie według zasad określonych w zakładowych źródłach prawa pracy, również nie stanowi podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych (społecznych i zdrowotnej).

---

Autor

Rafał Styczyński

doradca podatkowy, prawnik