Dla pracowników sfery publicznej bardzo istotnym składnikiem ich budżetów domowych jest dodatkowe roczne wynagrodzenie, nazywane potocznie „trzynastką”, czyli trzynastą pensją wypłacaną raz do roku. Przysługuje ona pracownikom zatrudnionym w sferze budżetowej, m.in. nauczycielom, pracownikom urzędów państwowych i samorządowych oraz biur poselskich i senatorskich.

Zagadnienia dotyczące dodatkowego rocznego wynagrodzenia, czyli popularnej trzynastki, są regulowane ustawowo. Zasady jej przyznawania oraz wyliczenia jej wysokości zostały szczegółowo opisane w przepisach ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1872 ze zm.). Przed przejściem do głównej części artykułu należy wskazać przynajmniej w ogólnym zarysie warunki nabycia prawa do dodatkowego rocznego wynagrodzenia.

Dodatkowe roczne wynagrodzenie wypłaca się pracownikom sfery budżetowej z wyjątkiem:

• osób, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 31 lipca 1981 r. o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe;
• żołnierzy czy funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Celno-Skarbowej, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej oraz Służby Ochrony Państwa.

Prawo do wynagrodzenia

Nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości następuje, co do zasady, po przepracowaniu całego roku kalendarzowego u danego pracodawcy. Nieprzepracowanie całego roku kalendarzowego powoduje, że nabywa się wynagrodzenie roczne w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem jednak, że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy.

Pracownik, który faktycznie nie przepracuje 6 miesięcy w roku kalendarzowym, nie nabędzie prawa do dodatkowego rocznego wynagrodzenia.

Od tej reguły są jednak wyjątki, które przewidują, że przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach ściśle wskazanych w ustawie, tj.:

1. nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej);
2. zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż 3 miesiące;
3. powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej;
4. rozwiązania stosunku pracy w związku z:
   1. przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne;
   2. przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem;
   3. likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy;
   4. likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją;
5. podjęcia zatrudnienia:
   1. w wyniku przeniesienia służbowego;
   2. na podstawie powołania lub wyboru;
   3. w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy;
   4. w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją;
   5. po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej;
6. korzystania:
   1. z urlopu wychowawczego;
   2. z urlopu macierzyńskiego;
   3. z urlopu ojcowskiego;
   4. z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego;
   5. z urlopu dla poratowania zdrowia;
   6. przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego;
7.  korzystania z urlopu rodziciel­skiego;
8. wygaśnięcia stosunku pracy w zwią­zku ze śmiercią pracownika.

Długość zatrudnienia w danym roku kalendarzowym jako kryterium nabycia prawa do dodatkowego rocznego wynagrodzenia ma charakter neutralny i w zasadzie niesporny, bo albo pracownik go spełnia, albo nie.

Zasady wyliczania dodatkowego rocznego wynagrodzenia

Celem tych ogólnych uwag było wprowadzenie do głównej tematyki artykułu, jakimi są zasady wyliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Wysokość dodatkowego rocznego wynagrodzenia wynosi 8,5% sumy wynagrodzeń otrzymanych przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to świadczenie. Takie sformułowanie przepisu sprawia, że wyliczając dodatkowe wynagrodzenie nigdy nie będziemy brać pod uwagę jakichkolwiek zasiłków (chorobowych. macierzyńskich, opiekuńczych itd.), ekwiwalentów za odzież roboczą, należności z tytułu podróży służbowych.

Pojęcie wynagrodzenia jest niejednoznaczne, dlatego w przepisach rozstrzygnięto, aby unikać niepotrzebnych sporów, że do wyliczenia wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego będziemy brali pod uwagę wyłącznie wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, które są przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, oraz dodatkowo (niewliczane do ekwiwalentu za urlop): wynagrodzenie urlopowe oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy (na skutek orzeczenia sądowego lub ugody).

Kluczowe znaczenie przy wyliczaniu dodatkowego rocznego wynagrodzenia będzie miało wskazanie składników wynagrodzenia branych pod uwagę przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. W tym zakresie precyzyjnych odpowiedzi dostarcza prawodawca w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.), z którego wynika, że ekwiwalent za urlop:

ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

1. 1. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie okreś­lonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
   2. wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
   3. gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
   4. wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
   5. ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
   6. dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
   7. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
   8. kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
   9. nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
   10. odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pie­niężnych,
   11. wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Zasadą jest wliczanie do podstawy, od której oblicza się ekwiwalent za urlop, a przez to i dodatkowe roczne wynagrodzenie, wszystkich składników wynagrodzenia, w szczególności takich jak wynagrodzenie zasadnicze, dodatki stażowe, funkcyjne, za pracę w porze nocnej, specjalne, które są periodycznie wypłacane pracownikowi.

W cytowanym § 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego warto zwrócić uwagę, że w punktach wymieniono, jakich składników nie powinno się brać pod uwagę przy wyliczaniu ekwiwalentu za urlop i dodatkowego rocznego wynagrodzenia.

Nagroda a premia

W praktyce nadal problematyczne bywa rozróżnienie nagród od premii regulaminowych. Jest to związane z faktem, że część pracodawców (najczęściej sfery niepublicznej) używa nazwy premia uznaniowa, która może być myląca. Bezdyskusyjne jest to, że do podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie wliczamy jakichkolwiek nagród wypłacanych pracownikowi, ponieważ jest to świadczenie jednorazowe lub nieperiodyczne, przysługujące pracownikowi za spełnienie konkretnego zadania bądź za określone osiągnięcie, i ma charakter nadzwyczajny.

Pod względem prawnym premie uznaniowe mają najczęściej charakter nagrody, a więc świadczenia, które przysługuje pracownikowi tylko wtedy, gdy zostanie przyznane przez pracodawcę na podstawie oceny jego pracy. Kryteria przyznawania tego świadczenia nie mają charakteru skonkretyzowanego i zobiektywizowanego w odróżnieniu od premii regulaminowej. Premia uznaniowa nie ma charakteru roszczeniowego do czasu jej przyznania w określonej wysokości przez pracodawcę. Może być przyznana w każdym czasie i w dowolnej wysokości przez pracodawcę. W orzecznictwie przyjmuje się, że typowa premia uznaniowa nie musi być brana pod uwagę przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Wynika to z wyroku SN z 20 lipca 2000 r. (I PKN 17/00). W tym orzeczeniu SN wskazał, że premia uznaniowa nie ma charakteru periodycznego i roszczeniowego, dlatego nie uwzględnia się jej w wynagrodzeniu urlopowym.

Sąd Najwyższy odnosi się jednak do typowej sytuacji przyznawania premii uznaniowej. W praktyce występują również sytuacje, w których świadczenie nazwane „premią uznaniową” jest faktycznie przyznawane w sposób stały i periodyczny, na podstawie powszechnie znanych kryteriów, których spełnienie faktycznie uprawnia pracownika do jej otrzymania. W takiej sytuacji te świadczenia tracą charakter nagrody (uznaniowości) i powinny być uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

Taką wykładnię podkreśla jeden z ostatnich wyroków Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2016 r. (III PK 30/16). W orzeczeniu podkreślono przede wszystkim, że:

dychotomiczny podział na nagrody i premie regulaminowe – ze względu na stale rosnący stopień skomplikowania stosunków społecznych – nie jest miarodajny i dlatego niemożność zaliczenia określonego świadczenia do kategorii premii regulaminowych wcale nie uprawnia do jego zakwalifikowania jako nagrody. Konkretne świadczenie wypłacane przez pracodawcę może być innym niż premia (regulaminowa) składnikiem wynagrodzenia albo innym świadczeniem związanym z pracą. W rezultacie ustalenie, że element „wynagrodzeniowy” świadczenia zwanego „nagrodą” ma charakter dominujący, może spowodować sytuację, w której pracownik nabędzie prawo do tego świadczenia. Wówczas przyznanie pracownikowi nagrody wychodzi poza zakres normatywny art. 105 k.p., a taka należność w rzeczywistości stanie się częścią jego wynagrodzenia za pracę, przy czym w razie sporu rolą sądu jest zrekonstruowanie kształtu tego świadczenia (…). Świadczenie pieniężne nazwane w zakładowych przepisach płacowych (albo w umowie o pracę) „premią uznaniową”, wypłacane pracownikowi systematycznie, w regularnych odstępach czasu, za zwyczajne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy (art. 100 § 1 k.p.), w oderwaniu od przesłanek nagrody określonych w art. 105 k.p., jest składnikiem wynagrodzenia za pracę (w szczególności wynagrodzenia urlopowego), co oznacza, że pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wypłatę.

Pozostałe elementy wynagrodzenia, które nie są brane pod uwagę przy wyliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, a przez to i przy wyliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, można w większości przypadków zakwalifikować jako świadczenia gwarantowane w przypadku, gdy pracownik nie wykonuje faktycznie pracy. Dotyczy to głównie:

• wynagrodzenia postojowego;
• nagród jubileuszowych;
• wynagrodzenia chorobowego (i oczy-­wiście wszystkich zasiłków z tego tytułu);
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
• nagród z zakładowego funduszu nagród;
• dodatkowego wynagrodzenia rocznego;
• należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych oraz odszkodowań przysługujących w razie rozwiązania stosunku pracy.

Tego typu świadczenia mają oczywisty charakter, który w wypadku ich wypłacania jest wyróżniany na listach płac i przez to jest łatwy do zidentyfikowania.

Kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę

Wydaje się, że pewnym elementem wynagrodzenia, którego nie wliczamy do wyliczania ekwiwalentu za urlop i przez to dodatkowego wynagrodzenia rocznego, a które może budzić wątpliwości, jest kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Do wyjaśnienia charakteru tego elementu wynagrodzenia musimy odwołać się do art. 7 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jedn. DzU z 2020 r., poz. 2207 ze zm.). Z tego przepisu wynika, że ten dodatek ma charakter wyjątkowy i powinien być wypłacany tylko wtedy, jeżeli w danym miesiącu, z uwagi na termin wypłaty niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład czasu pracy, wynagrodzenie pracownika jest niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia. Wówczas następuje uzupełnienie wynagrodzenia do tej wysokości w postaci wyrównania.

Ustawodawca zakłada, że pracownik, co do zasady, ma otrzymywać co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, bez konieczności jego comiesięcznego uzupełniania.

Urlopy i odszkodowania

Na koniec należy wskazać, że wyjątkowo na podstawie przepisów ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym do podstawy wyliczenia tego wynagrodzenia będziemy wliczać:

• wynagrodzenie urlopowe;
• odszkodowania oraz wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do niej.

W przypadku, w którym pracownik nie przepracuje pełnego roku kalendarzowego, ale nabędzie prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, to wysokość jego wynagrodzenia rocznego ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego u danego pracodawcy.

Wypłata dodatkowego wynagrodzenia powinna nastąpić nie później niż w ciągu pierwszych 3 miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. Pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy, wynagrodzenie roczne wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Przepisem o pewnym znaczeniu praktycznym jest art. 6 ustawy o dodatkowym rocznym wynagrodzeniu, z którego wynika, że ilekroć w przepisach prawa jest mowa o „nagrodzie z zakładowego funduszu nagród”, oznacza to „dodatkowe wynagrodzenie roczne dla pracowników jednostek sfery bud­żetowej”. Konsekwencją tak sformułowanego prawa jest to, że wypłacone dodatkowe wynagrodzenie roczne nie jest wliczane do podstawy, od której wylicza się dodatkowe wynagrodzenie roczne w następnym roku.

Autor

Olgierd Kucharski

ekspert prawa pracy, doktor nauk prawnych, adiunkt w Akademii Jana Długosza w Częstochowie